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Ante una pandemia mundial sin precedentes, muchas organizaciones se enfrentan ahora a la dura realidad de mantener las luces encendidas y seguir operando en circunstancias extremadamente desafiantes. Muchos permiten que sus empleados trabajen de forma remota para mantenerlos seguros, pero esto implica otorgar acceso a los sistemas y datos corporativos a través de redes domésticas, lo cual es particularmente riesgoso.
La automatización puede ayudar a las organizaciones a llenar las brechas de productividad y seguridad al operar con una fuerza laboral pequeña y/o una en la que varios empleados han hecho la transición para trabajar desde casa.
Aquí hay ocho formas en que la automatización puede ayudar a las organizaciones a mantener la productividad y la seguridad durante este período de mayor trabajo remoto:
- Implemente un sistema en la nube que permita a los proveedores enviar facturas AP como archivos adjuntos de correo electrónico. Es importante señalar que este servicio se puede introducir en fases (es decir, facturas para una unidad de negocio a la vez o facturas de proveedores específicos).
- Proporcione un medio para automatizar la extracción de datos de facturas y la comparación de esos datos con el maestro del proveedor y la información de la orden de compra mantenida en ERP y sistemas financieros. Identificar información importante de la factura (incluso para la correspondencia) requiere mucho tiempo y es potencialmente propenso a errores. Esta es una aplicación en la que la automatización tiene un largo historial de éxito y, nuevamente, se puede entregar en fases.
- Permita que sus aprobadores sancionen el pago a través de una aplicación o navegador con una pista de auditoría; Se proporciona acceso completo a la factura y cómo se puede hacer en segundos. Los retrasos en la aprobación pueden ser cosa del pasado.
- Implemente la combinación de tres vías. Cuando los colegas no tienen experiencia, es beneficioso implementar sistemas que proporcionen automáticamente los controles y contrapesos necesarios para garantizar que las facturas coincidan con el archivo maestro y las órdenes de compra del proveedor y que la empresa haya aceptado los bienes o servicios.
- Proporcione un sistema para asignar el centro de costo a los artículos de línea. Esto debe ser accesible desde una interfaz web y no requerir un acceso innecesario al sistema ERP o AP completo.
- Implemente robots o asistentes digitales para obtener solo los elementos de datos necesarios para completar una tarea o realizar actualizaciones en los sistemas de la línea de negocio, sin que los usuarios remotos tengan que acceder a estas aplicaciones. Esta es una oportunidad clásica para «empezar con algo pequeño y crecer». La automatización inteligente y la RPA se pueden implementar, un robot a la vez, para automatizar pequeñas series de tareas y luego ampliarlas a medida que se amplía el alcance del proyecto de automatización.
- Implemente la automatización inteligente para revisar los correos electrónicos entrantes, ordenarlos y etiquetarlos en CRM o sistemas de flujo de trabajo para que los usuarios remotos puedan tratarlos de manera eficiente. Este es un enfoque probado para mejorar la productividad de los trabajadores de 3 a 5 veces para esta actividad.
- Adopte un enfoque «ágil» para los proyectos de automatización inteligente/RPA. Los robots de software se pueden desarrollar rápidamente para manejar cuellos de botella de procesos específicos. El desarrollo basado en servidor y el despliegue de robots RPA no solo aceleran el desarrollo, sino también el despliegue y la gestión de la solución.
