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Automatización y organizaciones: mantenga a los empleados y los sistemas seguros

En este artículo adaptado de John Stinchcombe (14/04/20), conocerá estrategias a través de la automatización para garantizar la productividad y la seguridad.
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También está disponible en Português do Brasil (Portugués de Brasil)

Ante una pandemia mundial sin precedentes, muchas organizaciones se enfrentan ahora a la dura realidad de mantener las luces encendidas y seguir operando en circunstancias extremadamente desafiantes. Muchos permiten que sus empleados trabajen de forma remota para mantenerlos seguros, pero esto implica otorgar acceso a los sistemas y datos corporativos a través de redes domésticas, lo cual es particularmente riesgoso.

La automatización puede ayudar a las organizaciones a llenar las brechas de productividad y seguridad al operar con una fuerza laboral pequeña y/o una en la que varios empleados han hecho la transición para trabajar desde casa.

Aquí hay ocho formas en que la automatización puede ayudar a las organizaciones a mantener la productividad y la seguridad durante este período de mayor trabajo remoto:

  1. Implemente un sistema en la nube que permita a los proveedores enviar facturas AP como archivos adjuntos de correo electrónico. Es importante señalar que este servicio se puede introducir en fases (es decir, facturas para una unidad de negocio a la vez o facturas de proveedores específicos).
  2. Proporcione un medio para automatizar la extracción de datos de facturas y la comparación de esos datos con el maestro del proveedor y la información de la orden de compra mantenida en ERP y sistemas financieros. Identificar información importante de la factura (incluso para la correspondencia) requiere mucho tiempo y es potencialmente propenso a errores. Esta es una aplicación en la que la automatización tiene un largo historial de éxito y, nuevamente, se puede entregar en fases.
  3. Permita que sus aprobadores sancionen el pago a través de una aplicación o navegador con una pista de auditoría; Se proporciona acceso completo a la factura y cómo se puede hacer en segundos. Los retrasos en la aprobación pueden ser cosa del pasado.
  4. Implemente la combinación de tres vías. Cuando los colegas no tienen experiencia, es beneficioso implementar sistemas que proporcionen automáticamente los controles y contrapesos necesarios para garantizar que las facturas coincidan con el archivo maestro y las órdenes de compra del proveedor y que la empresa haya aceptado los bienes o servicios.
  5. Proporcione un sistema para asignar el centro de costo a los artículos de línea. Esto debe ser accesible desde una interfaz web y no requerir un acceso innecesario al sistema ERP o AP completo.
  6. Implemente robots o asistentes digitales para obtener solo los elementos de datos necesarios para completar una tarea o realizar actualizaciones en los sistemas de la línea de negocio, sin que los usuarios remotos tengan que acceder a estas aplicaciones. Esta es una oportunidad clásica para «empezar con algo pequeño y crecer». La automatización inteligente y la RPA se pueden implementar, un robot a la vez, para automatizar pequeñas series de tareas y luego ampliarlas a medida que se amplía el alcance del proyecto de automatización.
  7. Implemente la automatización inteligente para revisar los correos electrónicos entrantes, ordenarlos y etiquetarlos en CRM o sistemas de flujo de trabajo para que los usuarios remotos puedan tratarlos de manera eficiente. Este es un enfoque probado para mejorar la productividad de los trabajadores de 3 a 5 veces para esta actividad.
  8. Adopte un enfoque «ágil» para los proyectos de automatización inteligente/RPA. Los robots de software se pueden desarrollar rápidamente para manejar cuellos de botella de procesos específicos. El desarrollo basado en servidor y el despliegue de robots RPA no solo aceleran el desarrollo, sino también el despliegue y la gestión de la solución.

Descubra más casos que utilizan la automatización para ayudar a su organización a navegar estos tiempos difíciles.

Este artículo es una adaptación del texto de John Stinchcombe (14/04/20). Para leer el texto original, haga clic aquí.

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