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Diante de uma pandemia global sem precedentes, muitas organizações agora enfrentam a dura realidade de manter as luzes acesas e continuar operando em circunstâncias extremamente desafiadoras. Muitos estão permitindo que seus funcionários trabalhem remotamente para mantê-los seguros, mas isso envolve conceder acesso a sistemas e dados corporativos por meio de redes domésticas, o que é particularmente arriscado.
A automação pode ajudar as organizações a preencher as lacunas de produtividade e segurança ao operar com uma força de trabalho reduzida e/ou uma na qual um número de funcionários fez a transição para trabalhar em casa.
Aqui estão oito maneiras pelas quais a automação pode ajudar as organizações a manter a produtividade e a segurança durante este período de maior trabalho remoto:
- Implante um sistema de nuvem que permita aos fornecedores enviar faturas de AP como anexos de e-mail. É importante observar que este serviço pode ser introduzido em fases (ou seja, faturas para uma unidade de negócios por vez ou faturas de fornecedores específicos).
- Forneça um meio de automatizar a extração de dados de fatura e a comparação desses dados com o mestre do fornecedor e as informações de pedido de compra mantidas em sistemas financeiros e de ERP. Identificar informações importantes de faturas (até mesmo para realizar uma correspondência) é demorado e potencialmente sujeito a erros. Este é um aplicativo em que a automação tem um longo histórico de sucesso e, novamente, pode ser entregue em fases.
- Permita que seus aprovadores sancionem o pagamento por meio de um aplicativo ou de um navegador com uma trilha de auditoria; é fornecido acesso total à fatura e, como isso pode ser feito em segundos. Os atrasos na aprovação podem ser coisa do passado.
- Implemente a correspondência de três vias. Quando os colegas estão com pouca experiência, é benéfico implantar sistemas que forneçam automaticamente as verificações e balanços necessários para garantir que as faturas correspondam ao arquivo mestre do fornecedor e aos pedidos de compra e que os bens ou serviços tenham sido aceitos pela empresa.
- Forneça um sistema para atribuir o centro de custos aos itens de linha. Isso deve ser acessível a partir de uma interface da web e não exigir acesso desnecessário ao sistema ERP ou AP completo.
- Implemente robôs ou assistentes digitais para buscar apenas os itens de dados necessários para completar uma tarefa ou para fazer atualizações em sistemas de linha de negócios – sem que usuários remotos precisem acessar esses aplicativos. Esta é uma oportunidade clássica de “começar pequeno e crescer”. A automação inteligente e o RPA podem ser implementados, um robô por vez, para automatizar pequenas séries de tarefas e, em seguida, estendidos conforme o escopo do projeto de automação se amplia.
- Implemente automação inteligente para revisar e-mails recebidos, fazer a triagem e marcá-los em sistemas de CRM ou fluxo de trabalho para que os usuários remotos possam lidar com eles com eficiência. Esta é uma abordagem comprovada para melhorar a produtividade do trabalhador em 3 à 5 vezes para esta atividade.
- Adote uma abordagem “ágil” para projetos de automação/RPA inteligentes. Os robôs de software podem ser desenvolvidos rapidamente para lidar com gargalos de processos específicos. O desenvolvimento baseado em servidor e a implantação de robôs RPA não apenas aceleram o desenvolvimento, mas também a implantação e o gerenciamento da solução.
Descubra mais casos que usam de automação para ajudar sua organização a navegar nesses tempos desafiadores.
Este artigo é uma adaptação do texto de John Stinchcombe (14/04/20). Para ler o texto original, clique aqui.
