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A automação e as organizações – Mantenha funcionários e sistemas seguros

Neste artigo adaptado de John Stinchcombe (14/04/20), você conhece estratégias por meio da para automação para garantir produtividade e segurança.
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Também está disponível em Español (Espanhol)

Diante de uma pandemia global sem precedentes, muitas organizações agora enfrentam a dura realidade de manter as luzes acesas e continuar operando em circunstâncias extremamente desafiadoras. Muitos estão permitindo que seus funcionários trabalhem remotamente para mantê-los seguros, mas isso envolve conceder acesso a sistemas e dados corporativos por meio de redes domésticas, o que é particularmente arriscado.

A automação pode ajudar as organizações a preencher as lacunas de produtividade e segurança ao operar com uma força de trabalho reduzida e/ou uma na qual um número de funcionários fez a transição para trabalhar em casa.

Aqui estão oito maneiras pelas quais a automação pode ajudar as organizações a manter a produtividade e a segurança durante este período de maior trabalho remoto:

  1. Implante um sistema de nuvem que permita aos fornecedores enviar faturas de AP como anexos de e-mail. É importante observar que este serviço pode ser introduzido em fases (ou seja, faturas para uma unidade de negócios por vez ou faturas de fornecedores específicos).
  2. Forneça um meio de automatizar a extração de dados de fatura e a comparação desses dados com o mestre do fornecedor e as informações de pedido de compra mantidas em sistemas financeiros e de ERP. Identificar informações importantes de faturas (até mesmo para realizar uma correspondência) é demorado e potencialmente sujeito a erros. Este é um aplicativo em que a automação tem um longo histórico de sucesso e, novamente, pode ser entregue em fases.
  3. Permita que seus aprovadores sancionem o pagamento por meio de um aplicativo ou de um navegador com uma trilha de auditoria; é fornecido acesso total à fatura e, como isso pode ser feito em segundos. Os atrasos na aprovação podem ser coisa do passado.
  4. Implemente a correspondência de três vias. Quando os colegas estão com pouca experiência, é benéfico implantar sistemas que forneçam automaticamente as verificações e balanços necessários para garantir que as faturas correspondam ao arquivo mestre do fornecedor e aos pedidos de compra e que os bens ou serviços tenham sido aceitos pela empresa.
  5. Forneça um sistema para atribuir o centro de custos aos itens de linha. Isso deve ser acessível a partir de uma interface da web e não exigir acesso desnecessário ao sistema ERP ou AP completo.
  6. Implemente robôs ou assistentes digitais para buscar apenas os itens de dados necessários para completar uma tarefa ou para fazer atualizações em sistemas de linha de negócios – sem que usuários remotos precisem acessar esses aplicativos. Esta é uma oportunidade clássica de “começar pequeno e crescer”. A automação inteligente e o RPA podem ser implementados, um robô por vez, para automatizar pequenas séries de tarefas e, em seguida, estendidos conforme o escopo do projeto de automação se amplia.
  7. Implemente automação inteligente para revisar e-mails recebidos, fazer a triagem e marcá-los em sistemas de CRM ou fluxo de trabalho para que os usuários remotos possam lidar com eles com eficiência. Esta é uma abordagem comprovada para melhorar a produtividade do trabalhador em 3 à 5 vezes para esta atividade.
  8. Adote uma abordagem “ágil” para projetos de automação/RPA inteligentes. Os robôs de software podem ser desenvolvidos rapidamente para lidar com gargalos de processos específicos. O desenvolvimento baseado em servidor e a implantação de robôs RPA não apenas aceleram o desenvolvimento, mas também a implantação e o gerenciamento da solução.

Descubra mais casos que usam de automação para ajudar sua organização a navegar nesses tempos desafiadores.

Este artigo é uma adaptação do texto de John Stinchcombe (14/04/20). Para ler o texto original, clique aqui.

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