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4 técnicas sorpresa para dejar de perder el tiempo buscando documentos

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En este artículo adaptado de Ben Liu, ves 4 técnicas con el objetivo de no perder tiempo buscando documentos.

El papeleo ya requiere mucho tiempo en los flujos de trabajo de back-office, entonces, ¿por qué debería consumir aún más de su día de trabajo cuando necesita encontrar un documento específico? Ya sea que necesite actualizar un contrato antiguo o revisar una orden de compra reciente, encontrar lo que necesita no siempre es tan fácil. ¿Cuántos de nosotros pasamos más tiempo del que nos gustaría admitir hurgando en los gabinetes y abriendo docenas de documentos digitales con nombres similares solo para irnos con las manos vacías?

El tiempo dedicado a la búsqueda es el tiempo que podría utilizar para ser más productivo, si tan solo pudiera encontrar las páginas que necesita rápidamente. Con unos simples ajustes en el flujo de trabajo de su oficina, puede eliminar la mayor parte del tiempo que dedica a tratar de localizar documentos perdidos. A veces, los cambios más importantes provienen de cambios sorprendentemente pequeños, como cambiar la forma en que crea archivos PDF. ¿Qué puede hacer para mejorar el manejo de documentos?

1. Cree archivos PDF de texto completo de todos los trámites importantes de su oficina

La solución más sencilla es aprovechar al máximo el poder que ya tiene al alcance de la mano. Windows 10 incluye un potente sistema de búsqueda integrado para ayudarlo a encontrar archivos por palabras clave o contenido. Para aprovechar esta herramienta y dejar de desperdiciar papeleo, primero debes llevar estos documentos a tu ecosistema digital.

Escanear su papeleo es simple con un software diseñado para que las empresas lo utilicen fácilmente, como Kofax® Power PDF. Con Power PDF, la creación de copias de toda su documentación con capacidad de búsqueda es una tarea sencilla en una interfaz de usuario familiar al estilo de Microsoft. ¿Qué pasa con los documentos más antiguos? La conversión a PDF lleva solo unos segundos en una amplia variedad de formatos de archivo. Utilice nombres de archivo descriptivos, incluidas las fechas cuando corresponda, para sentar las bases para volver a encontrarlos rápidamente más tarde.

2. Vuelva a trabajar sus archivos en un sistema colaborativo

Escanear su papeleo es un buen primer paso, pero no es tan útil como podría ser si los archivos resultantes terminan en diferentes silos. ¿Los distintos equipos de su empresa colaboran de forma eficaz o están aislados unos de otros? A menudo, el papeleo perdido aparece en otras oficinas que también tenían algún requisito para ellos.

La transición a una plataforma de colaboración empresarial como Microsoft Sharepoint ayuda a eliminar este problema. Power PDF incluye integración de Sharepoint incorporada, incluidas funciones para guardar documentos directamente en la nube de Sharepoint de su empresa. En solo dos pasos, una oficina puede reducir drásticamente la posibilidad de perder documentos importantes. Conviértase en digital y derribe las paredes entre contenido aislado.

3. Desarrolle un etiquetado y etiquetado coherentes en toda su empresa.

Todos los avances de software en el mundo no pueden compensar las prácticas administrativas inapropiadas. Cuando se trabaja en un entorno principalmente electrónico, es esencial un buen etiquetado de archivos y el uso de metadatos. Sea claro y conciso en los nombres de sus archivos. Diferenciar solo por el nombre del archivo no siempre es la mejor manera de encontrar archivos, por lo que los metadatos también deben desempeñar un papel. Cuando termine de editar un PDF y guardarlo nuevamente, use etiquetas descriptivas para anotar su contenido. Base sus etiquetas en un conjunto de pautas establecidas para su uso en toda su empresa. Cuando todos califican sus trabajos de manera consistente, reducir los resultados para encontrar lo que necesita lleva mucho menos tiempo.

4. Haga que los datos sean más accesibles en toda su empresa

Permita que sus empleados investiguen el papeleo que necesitan mientras mantiene todos sus sistemas conectados en la misma red. Evite la pérdida de tiempo yendo de oficina en oficina, preguntando «¿Viste ese contrato?» Power PDF incluye funciones de control de acceso para garantizar que el libre flujo de información en su lugar de trabajo no comprometa la información confidencial. La protección por contraseña y la integración con Microsoft Active Directory Rights Management permiten a la administración establecer límites firmes sin ocultar documentos en los sistemas donde se pueden perder.

Simplifique la conversión de PDF y encuentre sus archivos más rápido

Con una forma más sencilla de crear archivos PDF que permitan que su empresa funcione como mañana, y un sistema de archivo diseñado para hacer un uso inteligente de funciones como el marcado y la colaboración, su empresa puede hacer que los documentos perdidos sean cosa del pasado. Tampoco necesita un desembolso de capital considerable para realizar estos cambios. Con los modelos de licencias perpetuas para Power PDF, la implementación de un mejor software en toda la organización es rentable y sencilla. Para obtener más información sobre cómo Kofax y Power PDF admiten un buen manejo de documentos a cualquier escala, contáctenos hoy.

Este artículo es una adaptación del texto de Ben Liu. Para leer el texto original, haga clic aquí.

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