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4 técnicas de surpresa para parar de perder tempo procurando documentos

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Também está disponível em Español (Espanhol)

Neste artigo adaptado de Ben Liu, você vê 4 técnicas com o objetivo de não gastar tempo procurando documentos.

A papelada já consome muito tempo em fluxos de trabalho de back-office, então por que deveria consumir ainda mais do seu dia de trabalho quando você precisa encontrar um documento específico? Se você precisa atualizar um contrato antigo ou revisar um pedido de compra recente, encontrar o que você precisa nem sempre é tão fácil. Quantos de nós gastamos mais tempo do que gostaríamos de admitir vasculhando gabinetes e abrindo dezenas de documentos digitais com nomes semelhantes apenas para sair de mãos vazias?

O tempo gasto na pesquisa é o tempo que você poderia usar para ser mais produtivo – se ao menos pudesse encontrar as páginas de que precisa rapidamente. Com alguns ajustes simples no fluxo de trabalho do escritório, você pode eliminar a maior parte do tempo que gasta tentando localizar documentos perdidos. Às vezes, as maiores mudanças vêm de mudanças surpreendentemente pequenas, como mudar a maneira como você cria PDFs. O que você pode fazer para melhorar o manuseio de documentos?

1. Crie PDFs em texto completo de toda a papelada importante do seu escritório

A solução mais simples é aproveitar ao máximo o poder que você já tem ao seu alcance. O Windows 10 inclui um poderoso sistema de pesquisa integrado para ajudá-lo a localizar arquivos por palavras-chave ou conteúdo. Para aproveitar essa ferramenta e parar de perder papelada, primeiro você deve trazer esses documentos para o seu ecossistema digital.

Digitalizar sua papelada é simples com software desenvolvido para facilidade de uso por empresas, como o Kofax® Power PDF. Com o Power PDF, criar cópias pesquisáveis de toda a sua papelada é uma tarefa simples em uma interface de usuário familiar ao estilo da Microsoft. E quanto aos documentos mais antigos? A conversão para PDF leva apenas alguns segundos em uma ampla variedade de formatos de arquivo. Use nomes de arquivo descritivos, incluindo datas onde aplicável, para estabelecer as bases para encontrá-los rapidamente novamente mais tarde.

2. Retrabalhe seus arquivos em um sistema colaborativo

Digitalizar sua papelada é um bom primeiro passo, mas não é tão útil quanto poderia ser se os arquivos resultantes terminassem em silos diferentes. As várias equipes de sua empresa estão colaborando de maneira eficaz ou isoladas umas das outras? Muitas vezes, a papelada perdida aparece em outros escritórios que também tinham alguma exigência para eles.

A transição para uma plataforma de colaboração corporativa, como o Microsoft Sharepoint, contribui para eliminar esse problema. O Power PDF inclui integração embutida com o Sharepoint, incluindo recursos para salvar documentos diretamente na nuvem do Sharepoint da sua empresa. Em apenas duas etapas, um escritório pode diminuir drasticamente a chance de perder documentos importantes. Torne-se digital e derrube as paredes entre o conteúdo isolado.

3. Desenvolva etiquetagem e etiquetagem consistentes em sua empresa

Todos os avanços de software no mundo não podem compensar as práticas clericais inadequadas. Ao trabalhar em um ambiente basicamente eletrônico, uma boa rotulagem de arquivos e uso de metadados são essenciais. Seja claro e conciso nos nomes dos arquivos. Diferenciar apenas no nome do arquivo nem sempre é a melhor maneira de localizar arquivos, portanto, os metadados também devem desempenhar um papel. Quando terminar de editar um PDF e salvá-lo novamente, use marcas descritivas para anotar seu conteúdo. Baseie suas tags em um conjunto de diretrizes estabelecidas para uso em toda a empresa. Quando todos marcam seus trabalhos de forma consistente, restringir os resultados para encontrar o que você precisa leva muito menos tempo.

4. Torne os dados mais acessíveis em toda a sua empresa

Capacite seus funcionários a pesquisarem a papelada de que precisam, mantendo todos os seus sistemas conectados na mesma rede. Evite o tempo perdido indo de um escritório para outro, perguntando “Você viu aquele contrato?” O Power PDF inclui recursos de controle de acesso para garantir que o fluxo livre de informações em seu local de trabalho não comprometa as informações confidenciais. A proteção por senha e a integração com o Gerenciamento de Direitos do Microsoft Active Directory permitem que o gerenciamento estabeleça limites firmes sem ocultar documentos em sistemas onde podem ser perdidos.

Simplifique a conversão para PDF e encontre seus arquivos mais rápido

Com uma maneira mais simples de fazer PDFs que permitem que sua empresa funcione como amanhã e um sistema de arquivamento projetado para fazer uso inteligente de recursos como marcação e colaboração, sua empresa pode transformar documentos perdidos em algo do passado. Também não é necessária uma despesa de capital considerável para fazer essas alterações. Com modelos de licenciamento perpétuo para Power PDF, a implantação de software melhor em toda a organização é econômica e direta. Para saber mais sobre como o Kofax e o Power PDF oferecem suporte ao bom manuseio de documentos em qualquer escala, entre em contato hoje mesmo.

Este artigo é uma adaptação do texto de Ben Liu. Para ler o texto original, clique aqui.

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